В 2019 году в ГУП «Москоллектор» был оптимизирован один из ключевых для предприятия процессов - выдача технических условий (ТУ) по заявкам потребителей. Теперь подготовка ТУ, в которой задействованы специалисты нескольких удаленных подразделений, проходит быстрее, поскольку весь процесс переведён в электронный вид - от заявления клиента до отправки ему ответа. В системе контролируются этапы исполнения заданий, централизованно хранится вся информация по заявкам. Потребители могут работать со своими заявками через Личный кабинет на сайте ГУП «Москоллектор». Проект реализован компанией «СБК» на базе уже работающей на предприятии системы электронного документооборота Docsvision. По итогам работы в системе в 2019 году среднее время обработки заявок снизилось на 7%, а в отдельные месяцы года – почти в 2 раза.

Специализированное предприятие топливно-энергетического хозяйства Москвы ГУП «Москоллектор» обеспечивает эксплуатацию коммуникационных коллекторов. Один из ключевых бизнес-процессов предприятия – подготовка и выдача ТУ на инженерные коммуникации заявителям, и на момент начала проекта он был не автоматизирован. Документы передавались курьерской службой, отсутствовал промежуточный контроль сроков исполнения, процесс обрабатывался в нескольких системах и не было единой базы данных по каждой заявке. Поскольку с 2014 года 250 сотрудников ГУП «Москоллектор» работают в СЭД Docsvision, было решено перевести процесс в электронный вид на базе этой же платформы. Внедрение решения происходило без остановки процесса подготовки документации, и при его реализации использовался весь набор инструментов, предоставляемый платформой Docsvision.

В результате автоматизирован процесс выдачи ТУ на врезку трубопроводов, прокладку, перекладку или демонтаж инженерных коммуникаций, а также корректировок ТУ, которые были ранее выданы без привлечения или с привлечением РЭК. Демонтаж – для городского заказа или с номером договора.

В бизнес-процессе задействованы около 30 человек из 4 служб и 6 районов: центра обслуживания потребителей (ЦОП), службы технического развития, района эксплуатации коллекторов (РЭК) и отдела реализации услуг. Процесс начинается с того, что потребитель обращается в Центр обслуживания потребителей: очно или через Личный кабинет на сайте за счёт его интеграции с Docsvision. Специалисты ЦОП заносят заявку и документы потребителя в Docsvision, по заявке создаётся задача и запускается бизнес-процесс по выдаче разрешительной документации, в который вовлечены несколько подразделений и систем.

Подготовленное ТУ печатается из Docsvision в ЦОП или выгружается в электронном виде в личный кабинет. Помимо интеграции с ЛК на сайте, система интегрирована с корпоративным мессенджером предприятия ExpressChat для оперативной обработки заявлений и с существующей учетной базой данных Предприятия.

Интерфейс Docsvision был адаптирован для каждой группы пользователей, а для контроля сроков исполнения на каждом этапе реализован специализированный отчет.

По итогам проекта увеличена скорость обработки и выдачи технических условий; все документы по заявке хранятся в одном месте, и дальнейшие документы будут приобщаться к делу.

Снизились объёмы печати. На 8% уменьшилось количество просроченных заданий. В целом за 2019 год количество входящих обращений выросло на 22%.