Сотрудники первого и крупнейшего оператора платных автодорог в России ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» («ОССП») используют систему электронного документооборота Docsvision для удалённой работы. Решение о внедрении системы было принято еще в 2018 году для переноса корпоративных данных из файлового хранилища в единое цифровое пространство и автоматизации основных процессов документооборота, и оно стало своевременным в текущей ситуации.

Предложение «Диджитал Дизайн» использовать в качестве решения систему Docsvision оказалось лучшим в рамках подготовленных требований к кодификации документов илогике построения процесса в системе. До внедрения электронного документооборота большая часть работы с документацией осуществлялась в бумажном виде, а в компании с территориально распределенными объектами это может влиять на сроки согласования.

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документовс возможностьюотправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование.Сейчас около 2000 сотрудников"ОССП" работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.

Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам компании было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В системе электронного документооборота былаприменена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.

Пользователи могут работать в русской и английской версии системы,а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах — это необходимо в условиях удаленной работы.Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.

В результате внедрения электронного документооборота в "ОССП«удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат,— ускорить процесс работы с документацией.А в условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников. В дальнейшем планируется развитие системы путем автоматизации новых бизнес-процессов и интеграции с 1С.

Комментарий Игоря Гракова, руководителя проектов со стороны «Диджитал Дизайн»:

«Для нас наиболее интересной задачей было создание специальной утилиты для импорта исторических данных по документам в СЭД. Ранее из-за отсутствия системы заказчик использовал сложную систему кодификации файлов (в названии каждого документа зашифрованы 8 атрибутов). Сейчас мы автоматизировали этот процесс при помощи утилиты, которая по этому кодусоздает соответствующую карточку, заполняет большинство атрибутов и прикладывает файлы».

Комментарий Александра Дмитриева, начальника IT-отделаООО «Объединенные Системы Сбора Платы»:

«Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия».