15.11.2017
ООО «СМУ-6» – одно из крупнейших строительных предприятий Москвы, занимающееся строительством жилых домов, производственных, административных, торговых зданий и комплексов, объектов социально-бытового и инженерного обеспечения.

Специфика деятельности «СМУ-6» связана с ведением огромного количества документов, необходимых для заключения и ведения договорных отношений с клиентами и подрядчиками. Компания приняла решение об автоматизации своих внутренних процессов, постоянно сталкиваясь с проблемами следующего характера:

• отсутствие единого хранилища документов и удобной системы их поиска;
• существенные временные затраты, связанные с ручным формированием однотипных документов;
• отсутствие инструментов контроля исполнения поставленных внутри компании задач;
• отсутствие оперативной аналитики, обеспечивающей необходимую прозрачность деятельности подразделений и возможность принимать взвешенные управленческие решения.

В ходе автоматизации в «СМУ-6» должна быть внедрена автоматизированная система электронного документооборота со следующими возможностями:

• создание единой базы документов;
• ведение единого реестра клиентов и подрядчиков с историей взаимоотношений с ними и соответствующей документацией;
• автоматический контроль исполнения сроков по согласованию документов и выполнению всех поставленных в компании задач;
• регистрация документов в системе, удобная система поиска любых документов;
• согласование документов в системе;
• формирование из системы однотипных форм документов;
• создание оперативных аналитических отчетов по выполнению работ.

Принимая во внимание небольшой опыт использования заказчиком автоматизированных систем и основываясь на результатах выполненного компанией ООО «Хок Хаус Интегрейшн» предпроектного обследования, было решено разделить проект на последовательные этапы:

Этап №1. Решаются основные задачи, связанные с построением системы документооборота с учетом индивидуальных требований «СМУ-6», разрабатывается удобный инструментарий для постановки и контроля исполнения задач, а также проходит обучение всех пользователей системы.

Этап №2. Настройки аналитической отчетности и уведомлений руководителей о наступлении сроков выполнения по открытым договорам.

Этап №3. Развитие системы: бюджетирование и автоматизация взаиморасчетов с поставщиками, управление проектами.
 
К настоящему времени завершен первый этап автоматизации и выполнено следующее:

• Реализован учет электронного документооборота на различных этапах бизнес-процессов заказчика с полным учетом всех специфических особенностей компании.
• Реализован алгоритм электронного согласования различных видов договоров с поставщиками услуг.
• Настроен автоматический запуск по созданию и назначению регулярных задач согласно установленным внутренним регламентом срокам.
• Реализован механизм автоматического замещения ответственных по задачам, на случай отпусков и командировок.
• Реализован механизм отправки напоминаний о наступлении сроков выполнения работ по договорам.
• Автоматизировано создание необходимых документов для оформления сделок.

Внедрение электронного документооборота позволило:

• Значительно сократить время движения договоров и поиск необходимой информации.
• Оптимизировать процессы согласования всех документов, сделав их прозрачными и оперативно управляемыми.
• Исключить возможность потери документов.

http://amber-soft.ru/news/Vnedrenie_avtomatizirovannoy_sistemi_elektronnogo_dokumentooborota_v_SMU_6...



***
«Hawk House Integration» - компания, специализирующаяся на разработке инновационных автоматизированных решений, помогающих бизнесу увеличивать свою эффективность.
Основные направления деятельности: автоматизация бизнес-процессов на платформе собственной разработки AMBER; разработка программного обеспечения под задачи клиента; интеграционные решения; проектирование инфраструктуры; платформа AMBER включена в Единый реестр российского программного обеспечения Минкомсвязи РФ и входит в список лауреатов премии «Российское ПО: достижения и инновации». Команду компании составляют эксперты, разработчики, архитекторы, программисты, аналитики, влюбленные в свое дело и имеющие огромный проектный опыт в различных отраслях.

Источник информации: Компания Хок Хаус Интегрейшн